¿Cómo implementar un sistema de BI?

Este no es un post técnico sobre implementación de sistemas de inteligencia de negocios sino mas bien una guía ejecutiva para la instalación de sistemas de BI. En él, destacaremos los pasos previos y los planteamientos fundamentales para el éxito de toda implementación de BI. Comencemos con definir que llamamos BI, o inteligencia de negocios, a la disciplina cuyo fin es mejorar la toma de decisiones, con la ayuda de sistemas de información basados en hechos (definición popularizada por Howard Dresner, de sus años en DEC y Gartner). Es por ello fundamental entender que, primero, todo sistema de BI tiene por fin último tomar decisiones de negocio. Y, segundo, que las decisiones están basadas en datos (en hechos reales). Entonces, las decisiones de negocio deben ser el punto de partida de toda implementación de BI.

Primero, haga una lista de las decisiones que toman (o deben tomar) los ejecutivos para el correcto desempeño de su organización. Organice estas decisiones en grupos por períodos, por ejemplo cuales son decisiones diarias, semanales, mensuales y trimestrales. Segundo, haga una lista de las fuentes de información que estos ejecutivos necesitan consultar para tomar dichas decisiones, por ejemplo si son los sistemas de operacionales, financieros o de recursos humanos. Tambien debería organizar esta información en cuanto a su disponibilidad, es decir, diaria, semanal, mensual o trimestral. Es bueno tomarse un tiempo ahora para determinar cuanta de esta información está disponible, cuanta está duplicada, cuantos reportes son innecesarios o cuales hacen falta y no están aún disponible. Tambien debe revisarse si la información se obtiene o no dentro de un contexto, es decir, si existe data suficiente para responder no solo el «qué está pasando«, sino el «por qué esta pasando«. Un sistema que nos dice cuantas cajas se están vendiendo al mes es bueno, pero un sistema que nos diga el por qué se estan vendiendo menos cajas este mes que el anterior es mucho mejor.

Hasta este momento, solo hemos levantado los requerimientos del sistema de BI, pero a partir de este punto debemos empezar a diseñarlo. Para ello, debemos partir de las fuentes de los datos y verificar que sean «Triple A», es decir:

• accesibles
• actuales
• auditados.

Es importante que los datos sean Accesibles desde el punto de vista de su disponibildad. ¿Tenemos manera de medir lo que se quiere medir?¿Están adecuados los sistemas para medir lo que se necesita? Si queremos, por ejemplo, medir diariamente la disponibilidad de un producto en el almacén, lo más lógico es que al menos contemos con un sistema de inventario (que registre las entradas del producto a almacén), y un sistema adecuado de ventas (que pueda determinar cuantas unidades de cada producto se venden día a día). Si no se cuentan con los sistemas adecuados, lo primero es verificar si existen «proxies» accesibles. No sabemos cuantas unidades del producto se venden a la semana, pero sabemos que la diferencia entre los dos últimos inventarios mensuales es «X», así que podemos estimar que se venden «X/4» cajas semanales (un proxy). Si no hay proxies accesibles, debemos considerar implmentar los sistemas adecuados para lograr la accesibilidad de los datos. Sin éstos, no hay sistema de BI posible

Para que los datos tengan valor deben ser pertinentes, es decir, corresponder al período de tiempo que se analiza. A esto se refiere el concepto de Actualidad. ¿Podemos disponer de los datos lo suficientemente rápido como para tomar decisiones? Parece una pregunta obvia, pero no lo es. Algunos sistemas de información consolidan la data al final del día. Otros trabajan consolidando información semanal o mensualmente. Otros, consolidan los datos recogidos dos o más veces al día, pero transmiten la información a las bases de datos en la noche. Cuando el ejecutivo llega a la oficina y abre el primer reporte del día, está viendo los datos del día de ayer en la mañana, y para obtener la información de la semana pasada, es posible que tenga que esperar hasta el martes o miércoles. No siempre es posible detener la operación en el medio del día para tomar y consolidar los datos que alimentan al sistema BI. En el diseño todo sistema de BI siempre debe haber un compromiso entre la actualización de la información y la operación del negocio. Otro aspecto fundamental es considerar si debe haber un repositorio único de datos, que consolide la información de varias fuentes, para alimentar al BI, o este deba extraer la información directamente de fuentes distribuidas. En ambos casos, deberán tomarse previsiones para que la data esté sincronizada, es decir, todos los registros de datos de cada una de las fuentes correspondan exactamente al mismo período.

Quizá lo más importante, después que la información se ha vuelto accesible y actual, es que la información sea la correcta. Es a esto a lo que nos referimos con el término Auditable. Y el asunto no es meramente extraer la información de forma correcta, sino mantener su integridad y establecer mecanismos para que se detecten y eliminen errores eventuales. Si por alguna razón alguno de los sistemas falla, como en el caso de una falla de energía o de los sistemas de transmisión, el sistema debe preveer mecanismos para detectar los errores, recuperar los datos faltantes y restaurar la integridad de la información.

Una vez ejecutados los pasos previos, se puede decidir sobre la plataforma tecnológica para soportar el proceso. Existen numerosos sistemas BI comerciales, de diferentes proveedores, entre los que podemos mencionar MicroStrategy de Microsoft, Business Object de SAP, OBI de Oracle, BI4web de RCM y Tableau. Existen incluso soluciones de software libre como la Suite de Pentaho para BI. La selección del sistema de BI puede hacerse en base a muchos factores (aunque generalmente el factor costo es el mas preponderante) y tiene mucho que ver con la preexistencia de alguna plataforma ya integrada a los sistemas de la empresa. Sin embargo, nosotros recomendamos BI4web porque es de bajo costo y es implementado via web, lo que permite usarlo en desktop, tablets o smartphones.

Finalmente, el éxito de toda sistema de BI se basa en la implementación de la última fase: el entrenamiento de los usuarios y el desarrollo de la cultura de BI. Esto significa que los usuarios, idealmente, deberían dar retroalimentación (feedback) sobre las decisiones que tomaron, los beneficios que produjeron y recomendaciones para el desarrollo de nuevos reportes. El desarrollo de esta cultura, permite generar ventajas competitivas, que si son explotadas adecuadamente, pueden convertirse en ventajas sostenibles. Esta es quizá la fase mas importante, de mayor valor y significado para la empresa, aunque quizá es de la que menos se habla. Recordemos que, por definición, el fin de todo sistema de BI es soportar la toma de decisiones, por lo que podemos concluir que el eslabón mas importante en todo sistema de BI no es el tecnológico, sino el humano.